超全面的物料編碼原則，劃重點(diǎn)!
發(fā)表于：2019/9/27 9:30:18??閱讀量： [關(guān)閉]
物料編碼的用途：
識(shí)別唯一性，信息溝通與交流的標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言;
提高物料計(jì)劃、控制及倉(cāng)儲(chǔ)收、發(fā)、存等管理效率;
快速查詢、檢索、錄入、排序、易讀，易記和易識(shí)別等輔助需求;
結(jié)合企業(yè)信息系統(tǒng)支持的水平，將過(guò)去手工編碼與現(xiàn)代化信息系統(tǒng)共享結(jié)合并做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，幫助用戶快速查詢、檢索、錄入，易讀，易記和易識(shí)別是我們物料編碼的基準(zhǔn)。
一、考慮物品分類需求。
根據(jù)企業(yè)物料數(shù)據(jù)級(jí)別，分別針對(duì)成品與原材料制定相應(yīng)的編碼規(guī)則，如大、中、小三級(jí)分類(具體使用幾級(jí)，每級(jí)幾位容量據(jù)企業(yè)物料特征分析)，再輔之以流水號(hào)，一般常規(guī)企業(yè)都?jí)蛴昧?
Eg，以大、中、小三級(jí)分類為例，其中大類在1位數(shù)(10以內(nèi))，中、小類根據(jù)情況可又是一位或二位(100以內(nèi))，流水號(hào)5位，即支持企業(yè)最多十萬(wàn)個(gè)分類，每個(gè)小類十萬(wàn)的物料編碼容量，一般常規(guī)企業(yè)綽綽有余了!在應(yīng)用中，一般企業(yè)員工一周內(nèi)即可對(duì)企業(yè)分類熟記于心，當(dāng)員工在錄入或查詢時(shí)通過(guò)輸入前面幾位分類代碼，再加上一個(gè)通配符即可快速定位目標(biāo)物料;編碼原則如此設(shè)計(jì)，可以最大限度的滿足用戶查詢、快速錄入的需要。提高工作效率50%以上。
信息系統(tǒng)還有一個(gè)特點(diǎn)，就是能做到信息一次錄入，平臺(tái)與協(xié)作團(tuán)隊(duì)共享，對(duì)于企業(yè)原來(lái)在手工編碼中積累起來(lái)的編碼規(guī)范，可以加以利用，如規(guī)范物品規(guī)格、目錄冊(cè)項(xiàng)或者描述規(guī)定，并記入信息系統(tǒng)，既滿足了編碼與規(guī)則修撰的頻次與工作量，也提高工作效率。
二、應(yīng)考慮可擴(kuò)展性的需要。
編碼原則的制定應(yīng)能考慮公司5-10年內(nèi)物料的變化趨勢(shì)。并且要對(duì)不同的情況留有一定的余地。例如貼片物料的封裝，現(xiàn)在主要用的是0805，0603，可能以后會(huì)逐漸使用0402和0201的，那么在編碼原則中應(yīng)當(dāng)為這些物料留出余地。
三、多少有別，巧用“其他”分類。
在考慮到物料的分類過(guò)程中，有時(shí)候一個(gè)小類只有一個(gè)物料，甚至一個(gè)大類都只有一個(gè)物料，針對(duì)這種情況，若給其一個(gè)大類或小類編碼的話，給人一種占著茅坑不拉屎的感覺。我們?cè)诰幋a時(shí)，沒有必要為這種罕見的物料進(jìn)行專門的編碼。完全可以把這些罕見、少用的材料合并在一起，用其他類來(lái)表示。
一方面，可以減輕用戶記憶的壓力，畢竟要記住這些意義不大的字符，有點(diǎn)困難;另一方面，由于其物料比較少，而且不經(jīng)常用，把他們歸為一類，不會(huì)影響用戶的查詢效果。
利用其他分類，就給人一種“化腐朽為神奇”的感覺。企業(yè)若在物料編碼時(shí)，給每個(gè)種類的物料都編一個(gè)其他的分類，則，把一些常用的零件按其正常情況分類，把罕見的材料、不經(jīng)常用到的材料和很難分類的材料，都合并到其他類中，可以減少用戶很多的工作量，并且使用效果不會(huì)受到影響，事半功倍，何樂而不為呢?
四、變動(dòng)屬性不應(yīng)納入編號(hào)。
有些資料之某項(xiàng)屬性如果在未來(lái)有可能發(fā)生變動(dòng)，則絕不可將該屬性納入編號(hào)中。否則，一但發(fā)生變動(dòng)時(shí)，是否要修改編號(hào)將會(huì)成為十分困擾的抉擇。例如物品的規(guī)格參數(shù)，責(zé)任部門，其它如客戶所屬之責(zé)任區(qū)，業(yè)務(wù)員的所屬區(qū)域...等等皆是如此。正確的方法，應(yīng)將這些屬性另設(shè)獨(dú)立的欄位表達(dá)。
五、不要寄希望通過(guò)編碼信息反映物料的具體信息或全部信息。
我們說(shuō)的物料基本信息，一般包括兩部分內(nèi)容，一是物料的種類信息，如包裝材料還是零件;另外一種是物料的具體信息，如其規(guī)格、尺寸、顏色、供應(yīng)商等等。我們?cè)谖锪暇幋a中，要把種類信息納入其中，而對(duì)于物料的具體信息不應(yīng)該納入其中。
有些用戶，喜歡把物料的供應(yīng)商放入到編碼信息中去，如此的話，看到編碼就知道該下個(gè)哪個(gè)供應(yīng)商。這看起來(lái)是蠻方便的，但是，實(shí)際上，會(huì)產(chǎn)生其他很多的錯(cuò)誤。
如當(dāng)該零件有多個(gè)供應(yīng)商時(shí)，則會(huì)需要編寫多個(gè)編碼，供應(yīng)商越多，編碼越多;其次，當(dāng)該零件多個(gè)供應(yīng)商沒有區(qū)別，每個(gè)客戶都可以使用時(shí)，則編寫B(tài)OM會(huì)遇到麻煩，不知道用哪種零件為好，雖然，可以指定一個(gè)供應(yīng)商為默認(rèn)的供應(yīng)商，其他的作為替代件來(lái)解決，但是，這也與企業(yè)實(shí)際管理有點(diǎn)差異，替代件的話，永遠(yuǎn)會(huì)只在被替代件無(wú)法滿足需求的情況下，才會(huì)考慮。而有是企業(yè)需要進(jìn)行供應(yīng)商之間的平衡，若如此編碼，ERP系統(tǒng)就無(wú)法滿足企業(yè)的需要。
可見，若把物料的具體信息放入到物料編碼信息中去，企業(yè)很可能會(huì)搬起石頭，砸自己的腳。一般情況下，只有客戶指定需要某個(gè)供應(yīng)商的零件進(jìn)行生產(chǎn)，才會(huì)考慮把這個(gè)供應(yīng)商的信息放入到編碼中去(有時(shí)候，有些客戶會(huì)出于種種原因，如企業(yè)某個(gè)供應(yīng)商是其子公司等原因，要求企業(yè)指定有某個(gè)供應(yīng)商的零件)，遇到這種情況，企業(yè)為了管理上的準(zhǔn)確問(wèn)題，可以把這些材料分離出來(lái)編一個(gè)新的料號(hào)，而不是將供應(yīng)商信息編到物料編碼規(guī)則中。所以不要嘗試把供應(yīng)商信息納入到物料的編碼規(guī)則中去。
物料的其他信息，如顏色、規(guī)格等，也如同上面的例子，一般也是不納入物料編碼的規(guī)則為好。
六、能用數(shù)定的不用字母，能用字母的不用漢字。
打中文速度快，還是打英文速度快?當(dāng)然是英文速度快。
打中文準(zhǔn)確率高，還是打英文準(zhǔn)確率高?當(dāng)然是打英文準(zhǔn)確率高。
中英文混輸快，還是光輸入英文或者中文速度快，并且準(zhǔn)確呢?當(dāng)然是后者快而準(zhǔn)確。
較之?dāng)?shù)字小鍵盤，數(shù)字在速度和準(zhǔn)確率方面又更勝一疇
既然如此，我們?yōu)槭裁匆诰幋a中，加入幾個(gè)中文漢字呢?
有些企業(yè)由于用戶的文化水平普遍不高，平時(shí)不怎么接觸英文，所以，在物料編碼時(shí)，他們希望通過(guò)利用中文來(lái)進(jìn)行表示。這在實(shí)際工作中，非常的不方便。
查詢時(shí)我們要求的就是快而準(zhǔn)確，若我們?cè)谳斎刖幋a時(shí)，非常的費(fèi)時(shí)，而且容易出錯(cuò)，那我們要物料編碼還有什么意義呢 ?
七、在編碼信息中，避免使用特殊符號(hào)。
編碼中盡可能不用-、#、*等這些無(wú)意義的符號(hào)(只是為了區(qū)分編碼的段，而沒有任何含義)，因?yàn)檫@些符號(hào)不便于電腦輸入，而且會(huì)使編碼太長(zhǎng);如果使用字母和數(shù)字混和編碼時(shí)，應(yīng)避免使用字母O、I、Z等字母，以免書寫時(shí)與0、1、2相混淆;
八、長(zhǎng)短應(yīng)適中。
物料編碼不應(yīng)該太長(zhǎng)，若太長(zhǎng)的話，一方面是不容易記憶，要用戶記住一長(zhǎng)串沒有互相沒有聯(lián)系的字符，是一件痛苦的事情，我們千萬(wàn)不要把痛苦強(qiáng)加在用戶身上，不然，到最后，他會(huì)加倍的還給他們。另一方面，進(jìn)行輸入查詢也比較麻煩。
一般情況下，我們建議，編碼長(zhǎng)度最好不要超過(guò)12位，若像身份證這樣18位的話，輸起來(lái)夠讓人頭疼的。 那如何能夠使得長(zhǎng)度不超過(guò)12位呢?用戶可以從如下幾個(gè)方面考慮：
1、在物料編碼中，編碼時(shí)，不要想把全部信息都納入其中。在上篇文章中，筆者也強(qiáng)調(diào)過(guò)，在編碼時(shí)，只要考慮物料的大中小類即可，如此的話，12位已經(jīng)足夠使用;若把物料的顏色、尺寸、供應(yīng)商等信息都包括進(jìn)去的話，20位都不夠。
2、在物料編碼時(shí)，每一為都要仔細(xì)考慮，這時(shí)候不要怕被別人說(shuō)小雞肚腸。在滿足擴(kuò)展性要求的基礎(chǔ)上，位數(shù)越少越好，能夠7位解決的，就不要用8位。別看只差一位數(shù)字，要知道物料編碼在ERP各個(gè)功能中都要用到。根據(jù)有人統(tǒng)計(jì)，一個(gè)采購(gòu)員用戶在修改采購(gòu)單、庫(kù)存查詢、對(duì)帳等操作時(shí)，平均每天需要用到的物料編碼都是數(shù)以百計(jì)的，有的更達(dá)到千次的使用率，若這么累積下來(lái)，看看一天要多輸多少字符，若每個(gè)編碼都節(jié)省一個(gè)字符的話，一個(gè)月下來(lái)，可以節(jié)省多少時(shí)間。
3、可以為不同種類的物料設(shè)置不同的編碼長(zhǎng)度。企業(yè)在設(shè)置物料編碼規(guī)則時(shí)，可以為不同的物料設(shè)置不同的長(zhǎng)度，沒有必要為了統(tǒng)一而把一些無(wú)用的編碼加入其中。如企業(yè)某種物料的編碼至少要11碼，而有的物料只需要9碼，則為了追求統(tǒng)一，把這種物料的編碼加入兩位沒用的編碼，而達(dá)到11碼時(shí)，是沒有必要的。
4、同類產(chǎn)品編碼務(wù)求統(tǒng)一。對(duì)于同一種產(chǎn)品的編碼，長(zhǎng)度最好一致，這主要是出現(xiàn)在流水碼的問(wèn)題上。如把01簡(jiǎn)寫成1等，這些做法不是很合適。因?yàn)槿糸L(zhǎng)度一致的話，可以一目了然的發(fā)現(xiàn)一些簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤，如漏寫一碼等明顯錯(cuò)誤。
九、應(yīng)有防錯(cuò)功能。
各位對(duì)于身份證號(hào)碼應(yīng)該都比較熟悉，如身份證號(hào)碼339005197805051818，18位為效驗(yàn)位(識(shí)別碼)，通過(guò)復(fù)雜公式算出，普遍采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成。所以，在編碼時(shí)，最好也能夠具有自動(dòng)防錯(cuò)功能。
1、能夠根據(jù)類別等信息，自動(dòng)判斷物料編碼的生成是否符合規(guī)則。這一般都是根據(jù)系統(tǒng)的功能加以區(qū)分。如把一材料分為零件、鋼制品、螺絲大中小三類，分別為L(zhǎng)、G、L代表，則人工輸入編碼后，系統(tǒng)就會(huì)幫助用戶判斷該材料的大中小類別分別是什么，提醒用戶輸入是否準(zhǔn)確。
2、另外一種方法，就是根據(jù)身份證一樣，只要用戶按照前面的信息輸入相關(guān)的內(nèi)容，ERP系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)某種算法，生成一個(gè)校驗(yàn)碼，并依附在原由的編碼后面，以保證物料編碼的準(zhǔn)確性。
ERP系統(tǒng)為什么要提供這個(gè)功能來(lái)保證物料編碼的準(zhǔn)確性呢?為什么其他的內(nèi)容沒有這個(gè)功能呢?其實(shí)很簡(jiǎn)單，因?yàn)樗麄兌忌羁塘私馕锪暇幋a準(zhǔn)確性，對(duì)于ERP系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，是多么的重要。
十、應(yīng)容易記憶。
物料編碼是用來(lái)做什么的?是用來(lái)幫助用戶快速的查找物料的，若用戶不知道該編碼代表什么產(chǎn)品、代表哪類產(chǎn)品，那物料編碼也就失去了其意義。
所以，物料編碼在編寫時(shí)，要考慮其如何才能快速被用戶了解并被他們接受。
利用英文字母或者拼音字母結(jié)合阿拉伯?dāng)?shù)字使用，即方便記憶、理解，輸入又比較方便。
十一、對(duì)于原先的編碼，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要堅(jiān)決拋棄。
在企業(yè)上ERP系統(tǒng)前，或多或少都有了自己的編碼體制。但是，這些編碼體制很多都是不符合信息化系統(tǒng)的要求的，或者說(shuō)，不符合編碼的原則。如對(duì)于同一種物料，不同的供應(yīng)商就按不同的編碼來(lái)管理;物料全部按流水號(hào)進(jìn)行編寫，沒有分類，連最基本的原材料跟成品都沒有區(qū)分，難以記憶;而因?yàn)闆]有通過(guò)信息化軟件進(jìn)行管理，導(dǎo)致的問(wèn)題就是無(wú)法保證現(xiàn)有的物料編碼都是準(zhǔn)確的，如一物二碼、二物一碼的情況都存在，為此，企業(yè)要特別注意，即使企業(yè)已經(jīng)擁有編碼體系，對(duì)物料編碼也要進(jìn)行一一梳理，一一核對(duì)其準(zhǔn)確性。這么做，雖然比較花時(shí)間，但是，確是比較值得的。
更糟糕的是，在ERP實(shí)施時(shí)，他們不聽顧問(wèn)的建議，對(duì)物料進(jìn)行重新編碼;而認(rèn)為重新編碼要花費(fèi)太多的時(shí)間跟精力，沒有人愿意做這件事情，寧可讓這些錯(cuò)誤存在，也不愿意花力氣去重新整理。
當(dāng)這套編碼原封不動(dòng)的用到ERP系統(tǒng)中后，結(jié)果就可以遇見了。最后沒辦法，只好全部返工，重新修改了編碼原則，并按新的編碼原則對(duì)物料進(jìn)行編碼。
十二、兼容性。
建立本公司的物料編碼與主要客戶、重要供應(yīng)商的編碼的對(duì)照關(guān)系，可以自由查詢、對(duì)照;為EDI及供應(yīng)鏈協(xié)同建立橋梁。
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